A estas alturas, gran parte de nuestra vida laboral se ha vuelto virtual., por lo tanto, cada vez más a menudo tenemos que abandonar las versiones clásicas de los documentos en papel para pasar a las versiones digitalizadas. Es por eso que también necesitamos encontrar formas alternativas a la clásica firma impuesta manualmente, para que podamos firmar fácilmente un documento de Word. En este artículo veremos todas las opciones disponibles en Word para hacer esto.
Word es el programa de procesamiento de textos de la suite de Microsoft OfficeMuchas de las opciones disponibles para firmar documentos también están presentes en las aplicaciones de procesamiento de texto que se encuentran en las suites ofimáticas de la competencia.
Para la guía se utilizó la versión de Office 2019, pero la posición de los menús y elementos es la misma desde Office 2007 en adelante. Algunas opciones también están disponibles en Office Online, la versión web cómoda y gratuita de la suite de Microsoft.
Existen diferentes tipos de firmas digitales, no todas tienen valor legal, por lo que se debe elegir la mejor de acuerdo al tipo de documento a firmar.
Estos son los cuatro tipos principales de firma electrónica:
- Firma manuscrita con bolígrafo capacitivo en la pantalla, dibujada o escaneada y copiada como imagen, normalmente no tiene valor legal porque carece de las marcas que permitirían establecer su singularidad y autenticidad. De tiempo en tiempo el juez podrá determinar, también a través de una pericia caligráfica, si una firma electrónica de este tipo es válida o no.
- Una firma digital más avanzada, se genera mediante métodos que permiten establecer la integridad del documento y la unicidad de la firma. Esta firma es buena para los contratos comerciales, pero no se acepta en los contratos inmobiliarios.
- Allá firma electrónica cualificadaes una de las firmas más seguras y avanzadas, normalmente funciona a través de kits lanzados por entidades y servicios que certifican firmas.
- Firma electrónica digitales una firma digital con encriptación asimétrica (donde dos claves, una privada y otra pública, garantizan la integridad de la firma y del documento), totalmente segura y con pleno valor legal.
En este artículo nos centraremos únicamente en el primer tipo de firma, que es la más sencilla. Los otros tres requieren el uso de un servicio de certificación, por lo que se tratarán en un artículo específico.
La versión de escritorio del popular programa de escritura está disponible en Windows y Mac. En estas versiones puede firmar un documento de Word de dos maneras:
- sosteniendo un escaneo de la firma olográfica;
- dibujar la firma en el acto utilizando una tableta gráfica o un dispositivo (como una tableta) con un digitalizador.
Una vez que haya obtenido una imagen de su firma, puede agregar su firma a los documentos donde sea necesario, simplemente:
- abra el documento a firmar en Word;
- vaya a la pestaña «Insertar» y haga clic en «Imágenes»;
- luego haga clic en el elemento «Desde este dispositivo», seleccione la imagen de su firma y presione «Insertar»;
- una vez ingresado, haga clic en la imagen y luego en el pequeño icono al costado, luego presione el botón «Detrás del texto»;
- En este punto, puede cambiar el tamaño de la firma para que se ajuste a la línea.
Si otras personas también necesitan firmar el documento, puede agregar líneas para ellas, veamos cómo funciona.
Word admite varios estándares de firma digital; al redactar un documento, puede agregar una línea de firma. En este punto, el documento se puede firmar con una de las firmas digitales admitidas por Word.
Aquí está cómo hacerlo:
- abra el documento, muévase hacia donde desea insertar la línea destinada a la firma;
- haga clic en la sección «Insertar» en la parte superior y luego en la opción «Agregar línea de firma» (tiene un ícono de lápiz y papel y está en el cuadro de «texto» a la derecha de la interfaz);
- se abrirá entonces una pantalla de diálogo, en la que se encuentran varios campos “Firmante recomendado” es quien debe firmar el documento, “Título” de la persona (Sr., Ing., Dr. y otros), “Dirección postal del recomendado signatario», «Instrucciones para el firmante» donde puede ingresar sugerencias, finalmente en la parte inferior puede poner una marca de verificación para permitir comentarios de la persona que necesita firmar y para ingresar la fecha en el campo de firma;
- una vez haya terminado de rellenar los campos, puede pulsar el botón «OK».
En el momento de la firma, cuando el usuario haga clic en la línea, se abrirá un sitio web que le mostrará las instrucciones para ingresar su propia firma digital (si ya tiene una) o registrarla.
Word Online es la versión gratuita y simplificada de Microsoft Word disponible para todos. Se puede llegar a través de Página de acceso a la suite de Microsoft Office Onlinenecesita una cuenta de Microsoft para usar el servicio.
palabra en línea desafortunadamente, no admite firmas electrónicas avanzadas, por lo tanto le permite firmar documentos solo utilizando el procedimiento de imagen de firma que describí en el primer párrafo.
Para firmar un documento en Word en línea primero debe abrirlo en la plataforma, para ello solo necesita ir a la página del servicio indicado anteriormente e iniciar sesión.
Para modificar un archivo ya creado primero debes subirlo a One Drive, el servicio en la Nube de Microsoft, para ello debes ir a la página Una unidad, inicie sesión con su cuenta de Microsoft. Luego puede cargar el archivo a modificar, incluso arrastrándolo; una vez que se complete la carga, al hacer clic en el archivo se abrirá Word Online y podrá continuar con la edición.
La interfaz de Word Online es similar a la de la versión de escritorio, para ingresar la firma se deben seguir los mismos pasos que se ven en el primer párrafo:
- vaya a la pestaña «Insertar» y haga clic en «Imágenes»;
- luego haga clic en el elemento «Desde este dispositivo», seleccione la imagen de su firma y presione «Insertar»;
- una vez ingresado, haga clic en la imagen y luego en el pequeño icono al costado, luego presione el botón «Detrás del texto»;
- En este punto, puede cambiar el tamaño de la firma para que se ajuste a la línea.
Una vez insertada la firma, el documento se puede guardar, teniendo así el documento de Word firmado con su firma.
Para compartirlo con otros, a menudo se usa para convertir documentos de Word a PDF. Las últimas versiones de Word te permiten exportar y guardar archivos en formato PDF, en cualquier caso siempre existe la posibilidad de convertir archivos de Word a PDF a través de programas o servicios en línea.