Formas efectivas de prevenir el fraude de nómina

En los últimos tiempos, ha habido un gran aumento en la cantidad de estafadores que estafan maliciosamente a empresas de todas las formas y tamaños, e incluso sus delitos parecen más sofisticados. A lo largo del brote de Coronavirus, a medida que muchos migraron sus negocios en línea, el aumento de fraudulencias y delitos cibernéticos en general se convirtió en un gran motivo de preocupación, y el fraude de nómina no fue una excepción.

El fraude de nómina es ciertamente costoso y, en promedio, las empresas del Reino Unido pierden un total de £ 12 mil millones cada año a causa de este tipo de delito, según el investigación reciente. De hecho, es un tipo común de engaño por parte de los empleados, junto con la manipulación de los gastos o los informes de «cocina» y el robo de datos de la empresa. No todas las amenazas son externas, y los delitos internos, de un estafador interno, pueden drenar injustamente a su empresa de sus ganancias.

¿Cuáles son las señales de alerta de fraude de nómina más comunes? Y, lo más importante, ¿qué puede hacer su empresa para evitarlo?

Identificar el fraude de nómina

Por lo general, el fraude de nómina es un acto de robo, mediante el cual un empleado defrauda o engaña a un sistema de procesamiento de nómina. Esto requiere acceso y conocimiento del sistema de nómina de una empresa, que normalmente está protegido internamente.

Sin embargo, no siempre es fácil identificar señales de alerta que indicarían fraude en la nómina. Desde la prevención hasta la identificación, una vez que se ha detectado el fraude en la nómina, puede volverse más fácil de administrar. Comprender los tipos comunes de fraude puede ayudar a su seguridad cibernética, al anticipar las formas en que se puede cometer un delito contra su empresa.

Esto describe cómo se paga falsamente a un empleado real o ficticio a través de la nómina de una empresa, a menudo a expensas de otro (probablemente ex) empleado. Entonces, el dinero se desvía del negocio en beneficio de un estafador. Esto a menudo es posible gracias a los detalles e información sobrantes de ex empleados, que se pueden usar como cuentas de representación para desviar salarios.

Sin embargo, cuando se engaña a los antiguos empleados, los estafadores suelen utilizar planes de pensiones para desviar fondos. El fraude, en la nómina, puede parecer genuino y estas transacciones pueden ser difíciles de identificar sin una auditoría regular.

Obtener dinero de manera deshonesta, el fraude y los registros falsificados puede resultar rápidamente costoso para las empresas que no identifican correctamente los delitos relacionados con la nómina. Los salarios pueden ser objeto de fraude, junto con los impuestos y las comisiones o beneficios incrementados injustamente.

Quizás el objetivo más extendido del fraude de nóminas son los informes de gastos falsificados o facciosos. Estos a menudo se clasifican como gastos falsificados, que van desde costos duplicados hasta costos exagerados o incluso inflados.

Cómo prevenir el fraude de nómina

Un plan de seguridad de varios niveles debe comenzar con la prevención y prepararse para futuras infracciones, aprovechando las oportunidades de capacitación del personal y un plan de reacción. La prevención del delito cibernético requiere una preparación constante y un plan por capas en el escenario de una infracción; con ciertos controles en su lugar, las empresas mejoran su resistencia a los costosos delitos.

A menudo, la formación y la sensibilización son el mejor punto de partida para cualquier negocio. Asegurarse de que sus empleados tengan el conocimiento y la experiencia necesarios, compartidos a través de la formación y la política periódicas, se considera un paso preventivo esencial para desarrollar la resiliencia frente al fraude de nómina. Cuando el personal está informado sobre el fraude de nómina, no solo disminuye la probabilidad de una infracción costosa, sino que los empleados se vuelven más sintonizados con la identificación de delitos.

Si una fuerza laboral es remota, esta capacitación deberá anticipar cómo se usan los dispositivos, se otorga el acceso y qué información se comparte. Controlar el acceso y la información durante el trabajo remoto sigue siendo una de las principales prioridades y puede ayudar a limitar la posibilidad de cometer un delito.

El fraude se percibe a menudo como un delito sin víctimas. Sin embargo, es un riesgo costoso que necesita una cuidadosa mitigación. Detección de delitos de nómina debe ser una de las principales prioridades de su estrategia. Las auditorías y evaluaciones regulares de cuentas pueden resaltar cualquier anomalía en los informes, lo que podría detectar rápidamente el fraude antes de que se intensifique o se vuelva inmanejable.

Revisar la información de forma rutinaria, incluido el monitoreo de pagos y transacciones, y la actualización de los datos de los empleados, limita la oportunidad de que ocurran delitos de nómina. Este proceso debe buscar errores casuales, que pueden ser inofensivos, pero también identificar cualquier cosa que pueda indicar malicia.

Una solución de nómina subcontratada, utilizando una agencia confiable de HMRC, puede ayudar a fortalecer su negocio. Una agencia externa puede detectar irregularidades, lapsos o anomalías en los ciclos de pago en su nombre. Muchas agencias están preparadas para identificar (y manejar) el fraude de nómina, asegurando aún más su nómina con experiencia y recursos.

Su empresa puede abordar el fraude de nómina a través de asociaciones estratégicas con agencias, con programas de capacitación o incluso auditorías de rutina de la nómina y la información de los empleados. Durante la crisis de COVID-19, los tipos de oportunidades para el delito cibernético solo crecen, especialmente con más empresas que se conectan. Pero, con medidas preventivas probadas y comprobadas, su empresa puede resistir el costoso daño del fraude en la nómina.

Contribuido por Steven Cox, evangelista jefe en IRIS FMP