Si necesitas una firma digital, pero no sabes qué es, cómo funciona y cómo hacerlo, en este artículo encontrarás toda la información que necesitas para entender qué necesitas y cómo proceder. Todo es muy simple y toma unos minutos para leer.
La firma digital, así como el PEC, son cada vez más utilizados por profesionales, empresas y organismos públicos para garantizar la validez legal de los documentos firmados en una computadora o mediante herramientas electrónicas dedicadas.
La necesidad de una firma digital surge por la misma razón por la que firma un documento en papel: garantizar la autenticidad de quienes firman un contrato o cualquier documento importante que requiera la firma como acto de conocimiento.
En los documentos en papel, basta con tomar un bolígrafo (preferiblemente negro) y escribir su firma en el campo dedicado para dar valor legal al documento; para mantener esta función, el documento debe estar intacto (sin cambios ni correcciones en el área de la firma); además, la firma debe tener un estilo único (asociable a una sola persona, por lo que no repudiable).
Estas características fundamentales (autenticidad, integridad y no repudio) se obtienen fácilmente en un documento en papel, mientras que para los documentos firmados digitalmente no basta con tomar una «fotografía» de la firma o usar un lápiz electrónico para obtener los mismos valores legales. (el riesgo de fraude y estafa es significativamente mayor en los documentos digitales que en los documentos en papel).
La diferencia entre firma digital y firma electrónica
Si has oído hablar de las firmas digitales, inmediatamente piensas en el clásico bolígrafo táctil con el que firmar el consentimiento de confidencialidad cuando vas al análisis o vas al INPS, o en el terminal donde tienes que firmar en la oficina de correos o en el cartero y mensajero para recibir paquetes o recomendados (el pequeño terminal con pantalla táctil y lápiz táctil), pero no es así.
De hecho, cuando ingresas tu firma en uno de estos terminales no estás brindando una firma digital, sino una firma electrónica simple, que tiene valor legal, pero no tiene criterios para evaluar la autenticidad y es repudiable (especialmente si está escrita incorrectamente o de forma diferente a la firma que se suele utilizar en papel).
En estos casos, la ley es bastante incompleta y en casos de disputa judicial sobre la firma, el juez es quien debe ordenar una pericia caligráfica sobre la firma electrónica para comprobar si la firma es legal o no.
como puedes adivinar no se puede adoptar una firma electrónica simple para los documentos más importantes como arrendamientos, contratos de compraventa, formularios de impuestos, etc.: la más mínima duda puede invalidar un acuerdo, dando lugar a fraudes o estafas.
Por tanto, para que se cumplan los criterios para obtener una firma válida y legal en todas sus características (autenticidad, integridad y no repudio), es decir, una Firma digital se requiere un organismo externo para certificar su firma y hacerla disponible «siempre igual» en cualquier documento que firme digitalmente.
Una firma digital es un tipo particular de firma electrónica cualificada basada en un nivel de tecnología de la información sobre un sistema de claves asimétricas emparejadas, una pública y otra privada, que permite al titular (usando la clave privada) y al destinatario (usando la clave pública) ) para verificar el origen y la integridad de uno o más documentos electrónicos.
La firma digital equivale a un nivel informático exactamente igual que una firma manuscrita en un documento en papel y tiene el mismo valor legal. Mediante este tipo de firma podemos firmar el contenido de un documento, asegurando su procedencia y garantizando la inmutabilidad de la información contenida en él.
Cómo aplicar una firma digital a un documento
Actualmente, el Firma digital se aplica a través de un «Kit» o un «Dispositivo» a adquirir, con un coste que varía entre 30 y 60 euros. Todo se describe bien en el siguiente párrafo donde le mostraremos dónde es posible hacer esto.
¿Qué son los kits y dispositivos?
Tienes varias formas de aplicar una firma digital, las más utilizadas actualmente son:
- Tarjeta electrónica;
- fichas USB;
- Generador de código (pantalla OTP);
- OTP USB todo en uno;
- Código de autenticación móvil (OTP SMS).
Para aplicar la firma digital con total seguridad, como se mencionó anteriormente, es necesario adquirir un dispositivo o kit de firma emitido por un organismo certificado.
Uno de los métodos más utilizados de solicitud de firma es la tarjeta inteligente (ver foto abajo).
Esta tarjeta con chip le permite aplicar su firma de una forma muy sencilla introduciéndola en el lector adecuado (suministrado con el kit) al firmar un documento importante.
Además de este método, es posible obtener (nuevamente del organismo que certifica su firma) un generador de códigos OTP (uso único), la capacidad de recibir un SMS con un código OTP (uso único) en su teléfono inteligente , o usar un USB especial. Stick in capaz de generar el código requerido. En todos los casos, puede autenticar su firma en el documento simplemente escribiendo el código generado por uno de los métodos descritos.
Todas las comunicaciones entre dispositivos que generan firmas digitales están encriptados, para evitar el robo de código por parte de personas malintencionadas a través de Internet o virus informáticos. No hace falta decir que, en cualquier caso, es necesario proteger celosamente la tarjeta inteligente, el generador de códigos, la memoria USB o el teléfono inteligente que utiliza para generar la firma, de lo contrario, un atacante podría firmar los documentos digitales por usted. .
La firma digital también es válida como CNS (Tarjeta de Servicio Nacional)que permite acceder a los portales de las Administraciones Públicas de una forma más sencilla e inmediata gracias a su uso como método de autenticación.
Cómo obtener la firma digital
Ahora es el momento de ver con qué instituciones puedes contactar para obtener la firma digital.
Los más famosos que puedes usar ahora mismo son:
Sea cual sea el servicio, puede elegir el kit que prefiera y los métodos de registro (generalmente en línea con inicio de sesión final en la oficina central o en una oficina de correos).
Los precios van desde un mínimo de 30 EUR (sin IVA) hasta 60 EUR y más (sin IVA).
Además de los que indiqué anteriormente, también hay otros disponibles. Proveedores de servicios de confianza acreditados que emite certificados cualificados y certificados de autenticación.
Incluso Las cámaras de Comercio presentes en las distintas ciudades emiten certificados de firma digital con CNS (Libro Nacional de Servicios).
Cómo firmar un documento electrónico
Una vez que haya obtenido el kit y lo haya activado en línea en el sitio web del organismo de certificación, es hora de hacer firma tus documentos electrónicos. Primero debe instalar el controlador y el software de firma en su PC con Windows o Mac.
A continuación señalo las páginas de descarga de los servicios más utilizados. Si ha elegido uno de los otros organismos de certificación (Cámara de Comercio u otros organismos autorizados en Italia), vaya a la página de ayuda para encontrar todo lo que necesita.
La descarga de los controladores es esencial si ha elegido el lector de tarjetas inteligentes o los kits de token USB, pero no es necesario si ha elegido las llaves OTP USB todo en uno, el generador de código o la OTP SMS.
El software de firma, por otro lado, se requiere con casi todos los kits, excepto las claves OTP todo en uno que integran el software de firma en su interior.
Una vez que haya preparado todo lo que necesita, puede usar el software de firma siempre que necesite firmar digitalmente un documento.
A continuación puede ver cómo se ve el software de firma de Aruba.it.
La interfaz y el funcionamiento de los programas de firma varía según la institución que haya elegido, pero los métodos utilizados para aplicar la firma digital son los mismos:
- P7M (CAdES): con este método obtendrá un archivo en formato P7M que contiene el documento original y los archivos de firma digital (el método más utilizado y compatible).
- PDF: con este método obtendrás un archivo PDF con la firma digital incluida.
Hay otros métodos disponibles, pero generalmente estos son los que recomiendo usar para obtener firmas digitales «legibles» de sus interlocutores.
Al crear un documento firmado digitalmente, también puede agregar una marca de tiempo (para certificar el momento de la firma) y una contraseña de acceso, muy útil si desea que el documento sea leído solo por personas autorizadas.
Si quieres aprender a usar los kits de firma digital, te sugiero que leas toda la documentación que brindan las distintas instituciones en su sitio web, seguro que encuentras la información que buscas para sacarle el máximo provecho.
A continuación hemos recopilado las páginas de ayuda de las principales instituciones.
Ahora que ya sabes cómo hacer una firma digital, no pierdas más tiempo y hazte con el kit necesario según tus necesidades.