Una cultura de ‘mantener todo’ pone a la mayoría de las empresas en riesgo de incumplimiento de la próxima legislación.
Falta solo un año para la fecha límite para cumplir con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), sin embargo, la mayoría de las empresas están luchando por implementar un buen gobierno de la información porque no logran involucrar a los empleados para ayudar a establecer y hacer cumplir una política de negociación para toda la organización. con información. Según el último estudio de Cohasset Associates y ARMA International, una cultura de ‘mantener todo’ persiste en el 81% de las empresas, y el 84% de las empresas creen que la resistencia de los empleados al cambio es un desafío que aún deben superar.[i]. A la luz de estos hallazgos, Iron Mountain, la empresa líder en servicios de administración de información y almacenamiento, advierte que los gerentes de negocios deben comenzar a hacer más para incorporar a los empleados y superar estos desafíos, o arriesgarse a enfrentar fuertes multas y daños a la reputación asociados con fallar legislación de protección de datos.
Cuando entre en vigor en mayo de 2018, el nuevo RGPD podría resultar en un castigo rápido y severo para las empresas que no cumplan con sus regulaciones en cuanto a la adquisición, uso, transmisión, almacenamiento, destrucción y violación de datos personales, con multas de hasta 4% de la facturación mundial anual o 20 millones de euros, lo que sea mayor. [ii]
El estudio, Transformando la gestión de la información, que ha sido suscrito en parte por Iron Mountain, ha destacado los desafíos que enfrentan las empresas a medida que atraviesan la transición de un enfoque operativo-táctico centrado principalmente en la gestión de registros e información a la adopción de una estrategia de gobernanza de la información (IG) en toda la empresa. dirigido al beneficio de toda la empresa y sus clientes. A pesar de que los gerentes comerciales están implementando políticas para facilitar una transición hacia IG, los gerentes son culpables de no alentar a los empleados a comprometerse con estas políticas. El estudio encontró que, aunque la mayoría del personal de gestión (83%) está comprometido y entusiasmado con el gobierno de la información, esto se reduce al 68% de los empleados, y se hace poco para impulsar el compromiso; actualmente, solo una cuarta parte (26%) de las empresas brindan capacitación en gobierno de la información. a todos los empleados.
Sue Trombley, directora de liderazgo intelectual de Iron Mountain, dijo: “Los días de mantener todo por si acaso deberían haber terminado si las organizaciones quieren proteger los datos personales que tienen de conformidad con la ley. Sin embargo, este es solo el caso en una de cada cinco empresas. Hacerlo bien requiere una buena gobernanza de la información, que, para tener éxito, debe involucrar a todos en el negocio de arriba a abajo. Si bien vemos un fuerte deseo entre los gerentes de negocios de hacer la transición hacia un enfoque más compatible con la gestión de la información, ese deseo no se está cumpliendo con programas de capacitación para aprovechar el apoyo de los empleados.
“En el mundo empresarial actual basado en datos, el deseo de conservar todo es comprensible, pero puede poner a las empresas en riesgo de tratar la información crítica de clientes, empleados y negocios de manera irresponsable, o mantener información confidencial más allá de su período de retención legal. Sin la formación adecuada, los empleados naturalmente se resistirán al cambio. No pueden tomar buenas decisiones de gestión de la información a menos que comprendan qué hacer y por qué es importante para el negocio. El mensaje es simple: implemente medidas para ayudar a los empleados ahora, o corra el riesgo de no cumplir con el cambiante panorama de protección de datos y, como consecuencia, enfrentará severas sanciones «.
[i] http://www.cohasset.com/retrievePDF.php?id=28
[ii] Prepárese ahora para la nueva ley de protección de datos de la UE, Montaña de Hierro (2016)