¿Qué es un asistente virtual?
Entonces, ¿qué hace un secretaria virtual? Una secretaria virtual es una contratista independiente que ofrece servicios administrativos a una empresa de forma remota. El término «asistente virtual» surgió en la década de los 90 para describir la floreciente tendencia del trabajo virtual: gracias a las principales innovaciones tecnológicas, los trabajadores podían comenzar a compartir documentos y recibir importantes llamadas comerciales desde fuera de sus oficinas. Por otro lado proveen soluciones para tener una oficina virtual en Madrid o un centro de negocios de Madrid.
Los asistentes virtuales han ganado popularidad en las últimas décadas debido a la naturaleza cambiante de los negocios. Muchas empresas están optando por ahorrar dinero en grandes espacios de oficina y equipos inflados y, en cambio, están invirtiendo en arreglos y horarios de trabajo flexibles. El resultado es un enfoque más ágil y moderno para la organización de equipos y la gestión de proyectos.
Tipos de asistentes virtuales
Los asistentes virtuales vienen con diferentes habilidades y especializaciones. Cada uno puede ayudarte con una función o departamento específico de tu negocio. A continuación se muestran solo algunos ejemplos de los diferentes tipos de asistentes virtuales disponibles:
1. Contable – Genial con la contabilidad y el seguimiento de presupuestos para varios proyectos.
2. Ayudante Administrativo – Programa reuniones, completa informes de rutina y maneja la comunicación entre ejecutivos y entidades externas.
3. Escriba – Escribe notas durante reuniones o presentaciones.
4. administrador de redes sociales – Maneja las distintas cuentas sociales de la empresa.
6. Diseñador – Diseños de presentaciones, infografías, logotipos, volantes y otros materiales visuales.
7. Analista de investigación – Realiza tareas de investigación o entrevistas y analiza datos empresariales.
El papel de un asistente virtual también puede cambiar según el negocio. Algunas empresas incluso pueden contratar asistentes virtuales que manejen múltiples responsabilidades a la vez.
Beneficios de tener un asistente virtual
Reducir los costos operativos
Los asistentes virtuales pueden brindar servicios económicos pero invaluables a su empresa, lo que permite que sus operaciones reduzcan los costos. También pueden permitirle contratar a un asistente independiente según sea necesario, en lugar de a tiempo completo o parcial.
Ahorre tiempo en iniciativas y proyectos
Muchas de las tareas que realizan los asistentes virtuales suelen ser algo tácticas o repetitivas, como tomar notas o enviar informes de gastos semanales o mensuales. Estas tareas pueden eliminar problemas más apremiantes, como reuniones con clientes o generación de clientes potenciales. Cuando los líderes delegan tareas que consumen mucho tiempo a los asistentes virtuales, pueden concentrarse en las tareas más importantes de su agenda.
Mayor eficiencia en el trabajo
Los líderes no son los únicos que se benefician; otros miembros del equipo también pueden tener mucho en su plato y necesitan asistencia temporal o más regular. Los administradores de redes sociales, por ejemplo, son más efectivos cuando pueden asignar redacción, investigación o diseño gráfico a los asistentes, lo que les permite concentrarse en la edición y la entrega.
Un entorno de trabajo más saludable y flexible
El trabajo remoto tiene el potencial de transformar la cultura de tu empresa. Permitir que los miembros de su equipo trabajen desde donde estén puede tener un impacto tremendo en el bienestar de los empleados. Considere una madre embarazada que necesita un tiempo fuera de la oficina o un nativo digital que prefiere trabajar sobre la marcha. Ambos empleados pueden realizar su trabajo como cualquier otra persona, pero la capacidad de trabajar de forma remota puede brindarles una mayor satisfacción, ya que equilibran más fácilmente otras demandas o deseos.
Maneras en que un asistente virtual puede ayudar a hacer crecer su negocio
Entrada de datos
Las empresas de finanzas, contabilidad y datos dependen de información cuidadosamente organizada, ya sea un balance general o los resultados de un estudio a gran escala. Si bien el acto de ingresar datos es relativamente simple, puede ser monótono, especialmente si sus habilidades se aplican mejor en otros lugares. Tener un asistente virtual dedicado para enfocarse en la entrada de datos puede liberar su agenda mientras desarrolla un medio más preciso de recopilación de datos.
Servicio al Cliente
Según Microsoft, el 96% de los consumidores dice que el servicio al cliente es un factor importante en su elección de lealtad a una marca. El servicio al cliente, a pesar de su necesidad en los negocios modernos, sigue siendo una prioridad secundaria para muchas organizaciones. Como resultado, los clientes potenciales potenciales y los clientes leales corren el riesgo de tener experiencias negativas que pueden afectar significativamente su lealtad y satisfacción con la marca. Tener a alguien, aunque sea un asistente virtual, que facilite estas consultas de los clientes puede tener un impacto real en la reputación de una empresa.
Tareas administrativas
Programar reuniones, hacer un seguimiento de las comunicaciones por correo electrónico, mantener registros… estas son tareas lo suficientemente simples como para que cualquiera pueda realizarlas. Pero para hacerlos bien, vale la pena contratar a alguien que se especialice en este tipo de trabajo. Con menos tareas administrativas para mantenerse al día, su equipo tendrá más tiempo para concentrarse en áreas en las que pueden agregar valor real en función de sus habilidades distintivas.
Alcance de ventas
Las ventas son vitales para el sustento de una empresa, pero los procesos de alcance y seguimiento de actividades suelen ser importantes inversiones de tiempo. Muchos asistentes virtuales están capacitados para manejar llamadas en frío, campañas de correo electrónico y otros esfuerzos logísticos. Dado que muchas de estas tareas se pueden realizar por teléfono o en una computadora portátil, puede ser el trabajo perfecto para un asistente virtual.
Manejo de redes sociales
A pesar del uso generalizado de las redes sociales en la sociedad actual, muchos líderes empresariales aún no ven su valor; a menudo esto se debe a que se necesita mucho tiempo para entregar contenido realmente atractivo y consistente. Un asistente virtual dedicado a las redes sociales puede marcar la diferencia, asegurando que su empresa mantenga una presencia en línea mientras crea un canal bidireccional para clientes leales.
Los asistentes virtuales son más que simples trabajadores remotos. Pueden formar la columna vertebral de su negocio incluso mientras trabaja en otras tareas. Es posible que su trabajo no siempre tenga un impacto directo en el resultado final. Aún así, todos los miembros del equipo pueden sentir su presencia, especialmente cuando pueden cambiar su enfoque de tareas más repetitivas (como las redes sociales o la entrada de datos) a otras prioridades. Ofrézcales los objetivos y la orientación adecuados, y los asistentes virtuales pueden transformar genuinamente la forma en que opera su equipo.