Por qué compartir no siempre es preocuparse en el sector público

Un informe de la Asociación de Gobiernos Locales (LGA) del año pasado encontró que los servicios compartidos están tan integrados en las autoridades locales que se han convertido en una práctica estándar. El mapa de servicios compartidos de las LGA muestra que la gran mayoría de los consejos están trabajando juntos de alguna forma para ahorrar dinero.[i]
Hay más de 400 autoridades locales en el Reino Unido y cada una está encargada de brindar alrededor de 800 servicios, que incluyen transporte público, servicios locales, educación, servicios sociales, mantenimiento de carreteras, entre muchos otros. Con la presión sobre los ayuntamientos para que mejoren los servicios, aumenten la colaboración y ahorren dinero, los servicios compartidos se han convertido en una reforma popular para las agencias públicas y el esquema ha ahorrado hasta ahora a los contribuyentes del Reino Unido 500 millones de libras.[ii]
La esperanza es reducir los gastos generales y aumentar la eficiencia mediante la consolidación de servicios de apoyo como recursos humanos, finanzas y adquisiciones, así como servicios administrativos y de atención al cliente, el mantenimiento de bases de datos para niños y jóvenes, servicios de salud pública y sistemas de información comunitaria. Sin embargo, los resultados de una encuesta reciente de Iron Mountain sugieren que, a pesar de los considerables beneficios en muchas áreas funcionales, compartir servicios entre las autoridades vecinas podría no ofrecer las mayores ventajas para la gestión de la información y la seguridad.
Preocupaciones compartidas
Nueva investigación[iii] de Iron Mountain alrededor gestión de la información en las autoridades locales del Reino Unido y más allá muestra que los beneficios de compartir son cuestionados por muchos profesionales de la información de primera línea, con preocupaciones sobre la pérdida de información destacadas por casi la mitad (49%) de los encuestados.
Encontramos que alrededor de nueve (92%) de cada diez autoridades locales comparten o planean compartir algunos de sus servicios con las autoridades locales vecinas. Poco menos de la mitad (44%) del personal de Gestión de Registros e Información (RIM) agradece las mayores eficiencias y las mejores prácticas que provienen de los servicios compartidos.
Sin embargo, descubrimos que existen preocupaciones entre los profesionales de la información y sus gerentes sobre si el intercambio de servicios ofrece beneficios clave para la gestión de la información, como la reducción de la carga de trabajo, la mejora del rendimiento, el apoyo mutuo entre profesionales o la integración efectiva de la información entre autoridades. De hecho, en cada caso, solo alrededor de uno de cada tres de los profesionales de RIM encuestados esperan experimentar tales beneficios. Los líderes empresariales de mayor jerarquía, por otro lado, se inclinan a ver el logro de estos beneficios de manera más optimista.
Riesgos de integración
Una de las principales preocupaciones destacadas por la investigación es que la necesidad de mover información entre organizaciones la coloca en mayor riesgo de pérdida o exposición, con casi la mitad (49%) de los administradores de registros e información, y un tercio de los líderes empresariales creyendo que esto es así. un problema.
Existen preocupaciones sobre la falta de rendición de cuentas, o demasiados puntos de rendición de cuentas, que pueden hacer imposible mantener una cadena de custodia continua y segura a medida que la información se mueve entre los ayuntamientos locales que comparten los servicios. Tal situación podría resultar de que diferentes autoridades locales y sus socios adopten diferentes enfoques para el almacenamiento y la seguridad de la información.
Impacto de la inconsistencia
Cada organización tiene desafíos y objetivos comerciales únicos, y un buen gobierno de la información debe abordar los requisitos de información específicos de esa organización. Sin embargo, la encuesta revela que un enfoque inconsistente de la gestión de la información, con diferentes autoridades locales que manejan la información de diferentes maneras, es uno de los mayores desafíos de compartir servicios. Aproximadamente uno de cada tres encuestados estuvo de acuerdo en que los diferentes enfoques de seguridad de la información están exponiendo potencialmente la información a riesgos.
También encontramos que tres cuartas partes (74%) de los encuestados están de acuerdo en que la falta de presupuesto y habilidades está frenando su capacidad para aprovechar al máximo su información. Como resultado, un tercio (34%) de los profesionales de la información quieren que su organización decida cuál es la mejor manera de administrar su información. El mismo número (33%) agradecería la oportunidad de colaborar con los administradores de registros e información en otras autoridades locales, pero en sus propios términos, a través de la creación de redes y el intercambio de ideas y mejores prácticas.
Consejos para un futuro compartido
Las autoridades locales reconocen claramente la importancia de una buena gestión de la información y están dispuestas a gestionar la información de forma eficaz y segura. Pero, ¿qué acciones pueden tomar las autoridades locales para mejorar los resultados de los proyectos de servicios compartidos superando los obstáculos descritos anteriormente?
Nuestra investigación sugiere que el riesgo de violación de seguridad y pérdida de información está aumentando. Cualquier daño resultante a la reputación sería extremadamente desagradable para los ayuntamientos en caso de que ocurriera lo peor, por lo que se insta a los gerentes a tener en cuenta las siguientes mejores prácticas.

• Realizar una auditoría – para mejorar la forma en que su organización maneja la información, debe conocer las políticas y procesos de gobernanza existentes.
• Medir el cambio – aSiempre mida el «antes / después» de cualquier cambio que realice, sin importar cuán pequeño sea. Compare estos cambios con KPI como la eficiencia.
• Tomar el control – Predique con el ejemplo demostrando la importancia de una buena gestión de la información, especialmente cuando se trata de reducir el riesgo. Recuerde a su equipo que debe registrar dónde están los documentos en todo momento, mantener segura la información confidencial, cambiar las contraseñas y bloquear las computadoras.
• Sensibilizar sobre el éxito – Los procesos eficientes y la seguridad de la información son fundamentales para su reputación y la de su consejo. Cuando realice mejoras, corra la voz.

Por Phil Greenwood, director de Iron Mountain
Superar las barreras inherentes que frenan los servicios compartidos es la clave para hacer realidad la visión de los servicios compartidos en el sector público. Al capacitar a los gerentes para que tomen el control de la información que manejan, se puede crear una cadena continua de custodia de la información que impulsará el cambio cultural y, en última instancia, reducirá el riesgo de la información.
[1] http://www.local.gov.uk/shared-services-map
[1] http://www.local.gov.uk/shared-services-map
[1] La investigación fue realizada por Coleman Parks en nombre de Iron Mountain en enero de 2016. Se llevaron a cabo 205 entrevistas, divididas a partes iguales entre los administradores de registros y el personal de las líneas de negocios de las autoridades locales en el Reino Unido. El personal de las líneas de negocio incluyó a aquellos con los siguientes cargos: Director de TIC, CIO, Director de Finanzas, Director de Estrategia y Transformación, Jefe de Aseguramiento de Calidad y Director Comercial. En este artículo, «líderes empresariales» se refiere a LOB (personal de líneas de negocio).