Las tres formas principales de aprovechar al máximo Microsoft Teams para su pequeña empresa

La comunicación es el corazón de cualquier operación comercial, tanto grande como pequeña. Pero si es una pequeña empresa que tiene empleados en diferentes ubicaciones, o ahora depende de trabajadores remotos y operaciones debido al Coronavirus, es especialmente importante. Ahí es donde entra en juego Microsoft Teams.

Desde su interfaz basada en chat, integraciones con otras aplicaciones de Microsoft u otros servicios, aquí se muestra cómo puede aprovechar al máximo Teams para su pequeña empresa.

Administre los documentos de su pequeña empresa

La forma número uno en que puede aprovechar al máximo Teams para su pequeña empresa es usarlo para administrar sus documentos. Con Teams, Microsoft está usando su servicio de SharePoint para crear sitios de Teams, que como hemos explicado anteriormente, son bibliotecas de documentos para todo lo que se comparte en Teams. Esto se debe a que Teams está diseñado para grupos, lo que permite que cualquier persona vea documentos y archivos compartidos.

Para usted, esto significa que cualquier persona que haya agregado a un canal del equipo puede cargar archivos y documentos a un canal en Teams, y luego hacer que el equipo acceda a él a través de la pestaña «Archivos» en el lado derecho de la aplicación. Esto facilita la búsqueda de archivos y documentos sin preocuparse por buscar enlaces o visitar manualmente un sitio web para obtener los archivos. Incluso si prefiere utilizar otras soluciones de almacenamiento que no sean de Microsoft, también puede agregar servicios en la nube adicionales haciendo clic en el Agregar almacenamiento en la nube en la parte inferior de la barra lateral.

También hay otras «aplicaciones» que puede agregar a Microsoft Teams. Estos pueden ser de fuera de Microsoft e incluyen YouTube, Zoom, Evernote, Adobe Creative Cloud y mucho más. Se pueden agregar aplicaciones haciendo clic en el ícono de Aplicaciones en la barra lateral. Una vez agregadas, las aplicaciones aparecerán en una pestaña en un canal, en la barra lateral. Hemos explicado el proceso antes, así que léalo para obtener una explicación más detallada. Estas aplicaciones se conectarán perfectamente a Teams si todavía usa servicios que no son de Microsoft antes de dar el salto a Microsoft 365 o Teams.

Administre sus tareas desde Teams usando Microsoft Planner

Aparte de los documentos, otra área central de una operación comercial es la planificación y la organización. Si se trata de cosas como el manejo de recogidas, devoluciones y más, deberá realizar un seguimiento de quién está haciendo qué tarea y cómo avanza la tarea. Al igual que con la administración de documentos, esta es otra área en la que Teams lo respalda con su integración con Microsoft Planner.

En Microsoft Planner, la experiencia se centra en los «planes» que están vinculados a los grupos de Office 365. Por lo tanto, si crea un nuevo plan, obtendrá un nuevo grupo de Office 365 para él. También puede crear planes basados ​​en grupos existentes. Los planes también tendrán su propio sitio web de SharePoint y un cuaderno de OneNote para ayudar a diferenciarlo y facilitar la búsqueda de ciertos archivos adjuntos.

Para comenzar, puede iniciar sesión en Planner desde tasks.office.com y luego crear un nuevo plan. Dale un nombre y luego serás enviado a la interfaz de usuario. El Planificador está organizado en columnas verticales, con listas de deseos. Puede agregar elementos a la lista de deseos y asignar tareas, elegir fechas de amigos, agregar notas y más. Incluso hay métricas disponibles para mostrarle un cronograma de tareas y más.

Una vez que haya configurado Microsoft Planner, podrá encontrarlo fácilmente en Microsoft Teams. Simplemente haga clic en él en la barra lateral de la aplicación, o búsquelo haciendo clic en … en la barra lateral, seguido de Planificador. Esto abrirá el planificador directamente en Teams, sin tener que abrir una nueva pestaña en su navegador web.

Administre su fuerza laboral desde Teams con Microsoft Shifts

Finalmente, hay cambios en Microsoft Teams. Al ser una pequeña empresa, es posible que no tenga los fondos para invertir en servicios de nómina como ADP. Sin embargo, Teams tiene integración con «Shifts», un servicio de Microsoft diseñado para que los gerentes y trabajadores de primera línea realicen un seguimiento de las horas de trabajo y más. Cuando se habilita en el panel de Microsoft 365 y se les otorgan los permisos adecuados, los usuarios de Teams podrán usar la aplicación Teams para marcar la entrada y salida de los turnos.

Mientras tanto, los gerentes pueden programar turnos, agregar detalles, intercambiar turnos, mantener las cosas organizadas e incluso descargar informes. Los usuarios de Teams también tienen el poder de usar Turnos para solicitar tiempo libre. Si bien no es tan completo como los servicios de nómina pagada, hace bien el trabajo cuando es necesario.

Los equipos pueden hacer mucho más

Estas son solo las tres formas principales en las que puede aprovechar al máximo Microsoft Teams para su pequeña empresa. Hemos cubierto Teams ampliamente durante los últimos meses. Ya sea Yammer, y mucho más, hay muchas cosas que me gustan de Microsoft Teams. Si desea obtener más información, nuestro centro de noticias lo tiene cubierto.

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