Proporcionar un deber de cuidado en las comunicaciones críticas para la continuidad del negocio.

En un entorno que cambia rápidamente, una organización debe poder anticipar, prepararse, responder y adaptarse al cambio incremental y las interrupciones repentinas para poder sobrevivir y prosperar. Esta resiliencia organizacional es una capacidad estratégica y va más allá de la mera gestión de crisis. Implica aprender de las experiencias y adoptar las mejores prácticas para brindar mejoras comerciales al brindar una comunicación segura y desarrollar la competencia y la capacidad en todos los aspectos de una organización.

Con el mundo aún recuperándose de una pandemia global sin precedentes, las organizaciones se han visto obligadas a adoptar un enfoque frontal para gestionar la crisis, que ahora se reconoce ampliamente como una amenaza que no se ajusta a los escenarios de riesgo convencionales. Aquellos que tenían un plan de gestión de crisis existente establecido habrán tenido un mejor control en la fase inicial, pero ahora pueden enfrentarse al desafío de garantizar la continuidad del negocio a medida que los empleados regresan a la oficina y nos enfrentamos a territorios desconocidos.

En los últimos cinco meses, se ha exigido a las organizaciones que proporcionen rápidamente equipos de protección personal (EPP) que se agotaron rápidamente, que cumplan con los requisitos de cumplimiento y declaración de seguridad y salud en el lugar de trabajo, comuniquen estrictas medidas de higiene personal y, en última instancia, cumplan con las medidas de bloqueo obligatorias. (independientemente de si es parcial o total), lo que provoca una multitud de interrupciones comerciales. Si bien algunas organizaciones lograron experimentar solo una degradación temporal de la prestación de servicios, otras desafortunadamente terminaron con cierres permanentes.

En esta etapa incierta de la crisis, las organizaciones deben continuar asegurándose de que sus negocios estén preparados y puedan adaptarse a interrupciones (a veces repentinas). A medida que comenzamos a ver gobiernos en transición a través de la «fase de normalidad» e intentan abrir su economía a través de un enfoque por fases, las organizaciones deben estar preparadas para la posibilidad de que aún puedan ocurrir brotes de clústeres, lo que resultará en un posible bloqueo y una vez más experimentará los inconvenientes de continuar el negocio a través de medios alternativos.

Las organizaciones deben hacer del cuidado de sus activos más valiosos (empleados y personas) y del mantenimiento de las operaciones comerciales una prioridad. Los líderes empresariales y los funcionarios públicos ahora deben poner a prueba su capacidad de recuperación y desafiar sus planes de continuidad comercial revisando su estrategia de comunicación y el proceso de comunicación que permitirá la siguiente fase de nuestra “nueva normalidad”.

A continuación se presentan cuatro consideraciones esenciales para ayudar a una transición exitosa de regreso al trabajo a través de una estrategia de comunicación efectiva:

1. Tenga un proceso establecido y un mecanismo seguro para comunicarse con sus partes interesadas.

Trabajar desde casa no es una tendencia nueva, pero la pandemia mundial ha exacerbado la cantidad de personas que actualmente se aprovechan de ella. Esto ha cambiado la forma en que las personas trabajan y su rutina diaria tardará muchos meses en volver a ser lo que era.

Tener una fuerza laboral diversa y dispar puede aumentar aún más las presiones que enfrentan los equipos de TI, no solo para satisfacer las demandas y necesidades de sus empleados, sino también para protegerlos y proteger los dispositivos que están utilizando. Además de esto, debe asegurarse de que su organización pueda comunicarse de manera efectiva y confiable en una crisis con su fuerza de trabajo remota.

Pero simplemente comunicarse no es suficiente en una crisis, asegurarse de que todas las partes interesadas clave hayan recibido su mensaje de manera clara y oportuna es necesario para la continuidad del negocio. Su proceso de comunicación también debe decirle dónde está su gente y filtrar la información que solo sea relevante para ellos y su trabajo. Una plataforma que permite la comunicación, la conectividad y la colaboración, respaldada por el más alto nivel de estándares de seguridad para sostener el negocio, permitirá su éxito.

2. Utilice múltiples canales para comunicarse con sus partes interesadas.

Es bien sabido que las personas consumen y asimilan la información de muchas formas diferentes, por lo que garantizar que su estrategia de comunicación de crisis utilice una variedad de canales diferentes es crucial, y asumir que solo un método o medio es suficiente será perjudicial para su éxito. Al establecerse como la fuente central de la verdad durante una crisis, debe aprovechar todas las herramientas y canales disponibles para garantizar que la difusión de información sea confiable.

Si necesita ponerse en contacto con su personal con urgencia, a menudo asumimos que el correo electrónico es suficiente como una de las formas más comunes de comunicación. Pero en una situación de crisis no siempre puede estar seguro de que todos tengan acceso a una conexión a Internet o su correo electrónico corporativo, o de hecho no ha habido un corte de energía o de red. Considere otros canales en su estrategia como aplicaciones, mensajes de texto / SMS, radio, señalización digital y redes sociales.

3. Ser capaz de dar cuenta de sus partes interesadas durante cualquier situación.

Poder llegar a sus partes interesadas y proporcionarles información precisa en un momento de necesidad es el primer paso en su estrategia de comunicación de crisis. Pero también debe asegurarse de que puede dar cuenta de ellos, coordinar una respuesta si es necesario y confirmar que son seguros.

Un plan eficaz debe incluir canales de comunicación bidireccionales. Tener la capacidad de ver dónde están las personas y si están a salvo, le permite tomar decisiones y actuar.

Como parte de su plan de regreso al trabajo, considere introducir encuestas de empleados o controles de salud, o enviar recordatorios de seguridad diarios para capturar la opinión de los empleados y obtener al personal lo que necesitan para ayudar con la transición o manejar un brote de enfermedad crítica.

4. Establezca contactos con organizaciones comunitarias de confianza.

Las emergencias no ocurren en silos y tener una red de organizaciones comunitarias confiables como bomberos locales, ambulancias y autoridades de salud resultará fundamental a medida que navegamos por las diferentes pautas regionales de salud y planificamos el regreso al trabajo.

Para mantenerse al tanto de estas relaciones, debe aprovechar las mismas mejores prácticas que tiene para sus comunicaciones internas y asegurarse de que puede comunicarse, conectarse y colaborar con estas partes interesadas externas. Esta red confiable será una fuente de datos fácticos que pueden influir en su capacidad para responder a una situación, como un brote de enfermedad u otra amenaza que ponga en riesgo a su gente u otros activos.

Para desarrollar la resiliencia de la organización y garantizar la continuidad del negocio, las organizaciones necesitan visibilidad de la mayor cantidad de información posible para poder tomar las mejores decisiones en beneficio de la empresa y su gente. Está claro que no es una tarea fácil, pero un proceso establecido y un mecanismo seguro para las comunicaciones garantizarán que, pase lo que pase, la interrupción no significará un desastre al comenzar el camino hacia la recuperación.

Contribuido por David Wiseman, vicepresidente de comunicaciones seguras en Mora