WhatsApp Business: qué es y cómo funciona

Recientemente has oído hablar de Whatsapp empresarial y quieres saber más sobre qué es y cómo funciona? Si tiene un negocio en el que a menudo necesita comunicarse con muchos clientes, el uso de WhatsApp Business probablemente lo ayudará a acelerar y facilitar su trabajo.

Hoy intentaremos explicar, de la forma más sencilla posible, todo lo que hay que saber sobre la versión «empresarial» de WhatsApp.
Así que no perdamos más tiempo, estos son los temas que cubriremos en nuestra guía.

WhatsApp Business es una aplicación gratuita diseñada para propietarios de pequeñas empresas, disponible para teléfonos inteligentes Android y iPhone. De hecho, es la versión profesional de la famosa app de mensajería, adquirida por Mark Zuckerberg en 2014.

Confirmando su estrecha conexión con WhatsApp Messenger es una experiencia de usuario muy similar a su aplicación «gemela», si podemos llamarla así.
El distinciónsin embargo, existe.

La primera diferencia, la que salta a la vista de inmediato, se encuentra en tarjeta de perfil: si en la versión normal aparece el nombre, la foto y el estado correctos, en la «profesional» encontramos un perfil real de la actividad, completo con dirección, correo electrónico y sitio web.

Otra diferencia está en la implementación. respuestas automáticas, función ausente en WhatsApp Messenger. Esta herramienta permite a los propietarios responder a sus clientes incluso cuando no pueden hacerlo porque no están hablando por teléfono o quizás ya están en una reunión de trabajo.

Una tercera novedad introducida en WhatsApp Business es gestión simplificada de chats por etiquetas. Puede crear un máximo de veinte y, a partir de ellos, si lo desea, puede crear una lista de difusión. En este caso, el mensaje se entrega a todos los chats con la etiqueta seleccionada al principio.

Antes de continuar, hagamos una pequeña nota: no es posible usar Whatsapp Business y WhatsApp Messenger con el mismo número de teléfono. Sin embargo, esto no significa que tengas que cambiar tu número o, peor aún, comprar una nueva SIM para que tu teléfono use la aplicación. De hecho, siempre puede optar por convertir su cuenta ya activa y luego cambiar a la versión clásica en cualquier momento.

Importante: WhatsApp Business también funciona con un número de teléfono fijo. Si se asocia un número fijo a la nueva cuenta, para la verificación bastará con optar por recibir una llamada telefónica en lugar de un SMS.

Y ahora, como prometimos, le mostraremos paso a paso cómo funciona WhatsApp Business, desde la descarga hasta la configuración inicial, así como el uso de las funciones más útiles de la aplicación.

Lee también: Cómo usar WhatsApp en PC

Descargar WhatsApp Business

La aplicación WhatsApp Business está disponible para descargar en Google Play Store para dispositivos Android y App Store para dispositivos Apple. Al igual que la versión tradicional, la versión destinada a los titulares de IVA es gratuita.
Puede descargar WhatsApp Business a través de los siguientes enlaces según el dispositivo que esté utilizando:

Nota
Tenga cuidado de no confundir los íconos de las dos aplicaciones «gemelas»: WhatsApp Messenger tiene la imagen de un auricular de teléfono sobre un fondo verde, WhatsApp Business en cambio tiene la letra «B» en mayúsculas.

Configuración del perfil inicial

Después de la instalación automática de la aplicación, puede continuar con la configuración inicial:

1. lea los términos y la política de privacidad, luego toque «Aceptar» y «Continuar» para aceptar y continuar;
2. elija su país, luego agregue su código de país y número de teléfono;
3. toque «Siguiente» y «Aceptar» para recibir el código de 6 dígitos para completar el registro del teléfono;
4. elegir si dar o no su consentimiento para acceder a contactos y fotos;
5. ingrese el nombre del negocio que posee, agregue una categoría y seleccione su foto de perfil;
6. toque «Explorar» y vaya a «Perfil comercial», donde puede agregar información útil sobre su negocio, como el horario de apertura y cierre, la descripción de la empresa, el sitio web y la dirección de correo electrónico.

Creación de mensajes automatizados

Como mencioné al principio, respuestas automáticas son una de las características más útiles de WhatsApp Business.
La aplicación ofrece tres tipos de mensajes:

• De nada;
• de ausencia;
• Respuestas Rápidas.

Estos son los pasos para configurarlos:

Mensajes de bienvenida

• toque «Más opciones» (el icono de tres puntos), luego «Herramientas de actividad» y «Mensaje de bienvenida»;
• mueva la palanca de izquierda a derecha junto a «Enviar mensaje de bienvenida» para habilitarlo;
• toque el mensaje para editarlo a su gusto;
• seleccione la pestaña «Destinatarios» y elija entre las opciones disponibles: «Todos», «Todos los que no están en la libreta de direcciones», «Todos excepto», «Enviar solo a»;
• toque «Guardar» para almacenar los cambios realizados.

Mensajes de fuera de la oficina

• vaya a «Más opciones» (el icono de tres puntos), luego a «Herramientas de actividad» y «Dejar mensaje»;
• mueva la palanca de izquierda a derecha junto al elemento «Enviar mensaje saliente» para activar la opción;
• toque la pestaña «Horario» y elija las opciones de envío disponibles: «Enviar siempre», «Horario personalizado», «Fuera del horario de apertura»;
• seleccione la pestaña «Destinatarios» y, como antes, elija una de las opciones propuestas por la aplicación: «Todos», «Todos los que no están en la libreta de direcciones», «Todos excepto», «Enviar solo a»;
• presione el botón «Guardar» para confirmar los cambios que acaba de realizar.

Respuestas rápidas

Sigue estos sencillos pasos para crear respuestas rápidas en WhatsApp Business:

• toque «Más opciones» (el icono de tres puntos), luego, en rápida sucesión, «Herramientas de actividad» y «Respuestas rápidas»;
• toque «Agregar» (+ icono);
• escribe un mensaje de texto para una respuesta rápida;
• establezca el método abreviado de teclado de su elección;
• seleccione una palabra clave para encontrar la respuesta rápida más rápido;
• toque «Guardar» para guardar los cambios.

En lugar de usa respuestas rápidas:

• abrir un chat;
• escriba «/» y el enlace a una de sus respuestas rápidas previamente guardadas;
• elija una de las respuestas rápidas disponibles, luego decida si desea editar más el mensaje;
• toque «Enviar» (icono de mensaje blanco sobre fondo verde) para enviar la respuesta;

Importante: No puedes usar emojis.

Lea también: Cómo recuperar chats de WhatsApp

Cómo usar etiquetas

Ahora solo nos queda explicar usando etiquetas en WhatsApp Business para organizar conversaciones y mensajes. Primero, para aplicar una etiqueta, mantenga presionado un chat o mensaje, luego seleccione el elemento «Etiqueta» y elija si desea asociar una etiqueta ya disponible o crear una nueva.

Si luego desea encontrar contenido relacionado con una etiqueta en particular, vaya a la pantalla de Chat, toque «Más opciones» (el ícono de tres puntos), luego «Etiquetas» y desde allí toque una.

Allá gestión de etiquetas incluye las siguientes acciones:

• «Editar etiqueta»: permite asignar un nombre diferente a la etiqueta en cuestión;
• «Elegir color»: puede agregar un color a la etiqueta;
• «Eliminar etiqueta»: utilice esta opción si desea eliminar una etiqueta;
• «Mensaje del cliente»: Le permite crear una nueva transmisión.

Acerca de listas de difusiónaquí tienes cómo crear uno a partir de etiquetas:

• abra WhatsApp Business;
• toque «Más opciones» (el ícono de tres puntos), luego «Etiquetas»;
• elija la etiqueta desde la que desea crear una lista de transmisión;
• toque «Más opciones» (el icono de tres puntos) y seleccione «Mensaje a clientes»;
• toque la marca de verificación verde ubicada en la parte inferior derecha para comenzar a escribir su mensaje.

Y eso es todo, esperamos haber respondido a tus curiosidades de uso Whatsapp empresarial para que sea una herramienta útil para el negocio que dirige. Si estás interesado en otras aplicaciones de mensajería, te recomendamos que eches un vistazo a nuestro artículo sobre 25 alternativas de WhatsApp.